小さな会社の社長の時間は、売上を作る仕事のためにあります。でも実際は、請求書・見積書・案内文・記帳の前整理といった「売上を作らない仕事」に月10時間以上消えている人がほとんどです。僕は3社を経営していますが、この部分はAIと仕組みでほぼ自動化しました。実際にやっていることを書きます。
僕がAIに任せている事務・4つ
① 請求書・見積書のたたき台
案件の条件を箇条書きで渡すと、書式に沿った請求書・見積書の下書きができます。僕がやるのは最終チェックと送信だけ。1件あたりの時間は10分の1になりました。
② 文書づくり(案内文・お礼状・議事録)
「誰に・何を・どんなトーンで」だけ指定すれば、ビジネス文書は数秒で形になります。ゼロから書く時間はもう使いません。
③ 記帳前の整理
レシートや通帳の動きを日付順に並べて、勘定科目の見当をつけるところまでを仕組み化。税理士さんに渡す前の「散らかった状態を整える時間」が消えます。
④ 月次の数字まとめ
売上・経費・残高の動きをA4一枚の月報にします。試算表を眺める時間より、A4一枚を5分で読む方が、判断は速くなります。
注意点:AIに任せてはいけない部分
数字の最終確認と、経営判断そのものは人間の仕事です。AIは「整える」が得意で、「決める」はできません。この線引きを間違えなければ、AIは小さな会社にとって一番安い事務員になります。
「自分で仕組みを作る時間がない」場合
正直、この仕組みづくり自体に多少の時間はかかります。そこで、僕が自社で回している仕組みをそのまま移植するサービスを始めました。事務員を雇うより、安い事務。(月2.98万円〜)に詳細があります。
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ざっくりした数字を教えていただくだけで、「どこにお金が消えているか」をA4一枚にしてお返しします。オンライン完結・売り込みなし。
この記事は、3社を経営する僕が、同じように会社を守る人の「数字と仕組み」の助けになるように書いています。会社のお金の悩みは、一人で抱えるには重すぎるから。